Żyjąc w ciągłym pośpiechu i pod presją czasu, mamy coraz większy problem z realizacją swoich zadań. Efektywne zarządzanie czasem to umiejętność, która pomoże Ci wyzbyć się uczucia frustracji i zadbać o komfort psychiczny. Jak w takim razie ją nabyć? Z ratunkiem przychodzi metoda ALEPN! To dzięki niej zwiększysz swoją efektywność.
Zarządzanie czasem – dlaczego jest ważne?
Mnogość obowiązków i wielozadaniowość powodują, że mamy problem z rozplanowaniem swoich zadań. Niestety idzie to w parze z poczuciem zniechęcenia z powodu braku czasu oraz spadkiem efektywności. Według danych Eurostatu Polacy są na 2. miejscu najbardziej zapracowanych narodów w Europie. 64% respondentów w badaniu przeprowadzonym przez portal Live Career wskazało, natomiast, że pracuje za dużo.
Powyższe statystki pokazują, jak ważne jest zarządzanie czasem. Jesteśmy narodem przepracowanym. Niestety wymaga to od nas większego skupienia i lepszego planowania realizacji naszych zadań. Na brak czasu wpływają również wszelkiego rodzaju „rozpraszacze” pokroju social mediów. Dlatego dobrze, zapoznać się z metodą ALPEN.
Metoda ALPEN – co to jest?
Składa się ona z 5 kroków. Pozwolą one tak zaplanować Twój dzień, aby zwiększyć Twoją efektywność i lepiej zarządzać czasem.
A (Aufagben – zadania)
Określ ilość zadań, które masz do wykonania w danym dniu. Uwzględnij wszystkie aktywności oraz sprawy zaległe z poprzednich dni. Postaraj się sporządzić tę listę jak najbardziej szczegółowo.
Przeczytaj także: ZZS i ZBS – czym są i do czego służą?
L (Lange – czas)
Oszacuj również – w miarę z jak największą dokładnością – ile czasu potrzebujesz na wykonanie danego zadania. Pomoże Ci to uniknąć rozczarowania, że znów zabrakło czasu, by je zrealizować.
P (Pufferzeiten einplanen – planowanie przerw)
Planując zadania, nie zapomnij również o przerwach. Zasada metody ALPEN mówi, że 60% czasu w ciągu dnia należy przeznaczyć na pracę. 40% natomiast należy przeznaczyć na przerwy i nagłe sytuacje. Oczywiście nie musisz trzymać się tej reguły sztywno i zmienić stosunek procentowy w zależności od liczby i intensywności zadań do wykonania.
E (Entscheidungen treffen – wyznaczanie priorytetów)
W tym kroku musisz ustalić priorytety i hierarchię zadań. Które z nich są najważniejsze, które mniej ważne, a które mogą poczekać. Najlepiej zacząć od zadań najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych, stopniowo schodząc do najprostszych.
N (Nachkontrolle – kontrola)
Ostatni etap. Polega on na kontrolowaniu progresu wykonywanych przez Ciebie prac. Pamiętaj, aby na bieżąco skreślać to, co udało Ci się już zrobić i monitorować czas, który został na realizację następnych zadań. Kontroluj również wszelkie nieprzewidziane sytuacje (np. zdarzenia losowe), które mogą opóźniać Twoją pracę.
Metoda ALPEN – czy to dla mnie?
Jeśli czujesz przepracowanie i chcesz ustabilizować rytm dnia, to metoda ALPEN będzie idealna dla Ciebie. Dzięki niej zaczniesz kontrolować to, co się wokół dzieje oraz zwiększysz swoją motywację do działania. Zwiększysz również efektywność, co przełoży się na Twoje wyniki w pracy.
Spróbuj zatem wdrożyć metodę ALPEN w Twoim życiu zawodowym i nie tylko. Pamiętaj jednak, że ma ona również wady. Jeśli pracujesz np. w dziale marketingu i wymagana jest od Ciebie duża kreatywność oraz pracujesz nad długoterminowymi projektami, wówczas metoda ALPEN się nie sprawdzi. Jest ona bardziej przeznaczona dla tego, co dzieje się tu i teraz, w krótkim terminie.
Warto zarządzać czasem!
Efektywne zarządzanie czasem na pewno zaprocentuje większą ilością ukończonych przez Ciebie zadań. Pozwoli Ci także wyzbyć się frustracji i poczucia braku czasu. Zapewniam Cię, że przełoży się to także na Twój komfort psychiczny i satysfakcję w życiu zawodowym. Higiena Twojego zdrowia psychicznego jest bardzo ważna, ponieważ sfrustrowany i zdemotywowany pracownik to zły pracownik. Zarządzanie planem dnia stanie się proste, jeśli tylko dostosujesz się do 5 kroków metody ALPEN. Wówczas powiesz „do widzenia” chronicznemu brakowi czasu!
Autor tekstu: Jakub Jędrzejski