Twoja skrzynka odbiorcza pęka w szwach? Zdarza ci się przeoczyć ważne wiadomości, przez natłok treści, które nie są spamem, ale nie są też priorytetowe? Chcesz nauczyć się, jak efektywnie zarządzać przestrzenią na swoim koncie mailowym? Wypróbuj inbox zero. Uczyń ze swojej skrzynki majstersztyk zarządzania czasem i przestrzenią.
Czemu inbox zero?
Sama nazwa może wydać się zniechęcająca. Nie chcesz przecież tak naprawdę wyczyścić swojej skrzynki do zera. Niektóre z wiadomości w niej są prawdopodobnie niezwykle ważne. Chcesz je tylko dobrze posegregować, aby bez problemu znajdować potrzebne treści.
A gdybym powiedział ci, że twój folder „Odebrane” będzie pusty, bo każda wiadomość trafi do odpowiedniej kategorii? Każdy nowy mail będzie od razu zwracał twoją uwagę, a ty szybko przeniesiesz go do odpowiedniego „działu” w swojej skrzynce. Dzięki temu będziesz wiedzieć, które wiadomości są najważniejsze, a które mogą jeszcze poczekać. Na tym polega inbox zero. Zero pominięć, zero zmartwień, że coś zostało przeoczone. To kluczowy nawyk efektywnych pracowników biurowych.
Inbox zero – jak to zrobić?
Może używasz programu pocztowego typu Outlook, a może po prostu logujesz się do skrzynki za pośrednictwem strony internetowej. To bez znaczenia. W każdym z tych przypadków możesz założyć foldery w skrzynce odbiorczej, do której będziesz potem przenosić wiadomości.
Przejrzyste nazewnictwo
Nazwy folderów muszą być jasne i klarowne tak, aby wkrótce porządkować maile na zasadzie odruchu – bez zbędnego zastanawiania się. Kategoryzacja typu: „Do zrobienia”, „Załatwione”, „Czekające na odpowiedź”, „Archiwum” i „Usunięte”, świetnie się tu sprawdzi.
Przeczytaj także: Cechy copywritera – kto się nadaje do tej pracy?
Najtrudniejszy pierwszy krok
Najtrudniej jest zacząć. Co zrobić, jeśli masz w tej chwili w skrzynce np. 10 000 maili? Czy masz je wszystkie kategoryzować? Tak. I nie. Te starsze, sprzed ponad miesiąca i więcej i tak już ci się zapewne nie przydadzą, więc trafią do „Załatwione”, „Archiwum” albo „Usunięte” – skoro od ich przysłania minął miesiąc i tak się przedawniły. Tak naprawdę najwięcej pracy będziesz mieć z wiadomościami najnowszymi i to im potrzeba poświęcić najwięcej uwagi.
Konsekwencja
Gdy uporasz się z tym, co masz aktualnie w skrzynce i zauważysz niewyobrażalną wcześniej pustkę w folderze „Odebrane”, zmotywuje cię to do utrzymania porządku. Jeśli będziesz z tym na bieżąco, ogarnie cię nieznany wcześniej spokój, że masz wszystko pod kontrolą.
Chcesz, żeby któryś z folderów był zawsze pierwszy na liście? Dodaj do jego nazwy symbol „@”, jak np. „@Do Zrobienia”. W ten sposób będziesz wiedzieć, czy nie oczekuje na ciebie jakieś priorytetowe zadanie. Nie wszystkie maile są równie ważne, a czas w pracy jest bezcenny. Staraj się odpowiadać na wiadomości natychmiast, nie odkładaj niczego na później, bo później może pojawić się jeszcze więcej obowiązków.
Rób od razu to, co konieczne, a wiadomości, które nie są potrzebne – usuwaj. Nie rozczulaj się nad nimi. Realizuj swoje cele i pozbywaj się wiadomości, które ci w tym przeszkadzają, bo niepotrzebnie kradną twoją uwagę. Bądź mądrym zarządcą swojej skrzynki. Szanuj swój czas i nerwy. Nikt nie płaci ci za denerwowanie się.
Inbox zero – podsumowanie
Chcąc zaprowadzić porządek w swojej korespondencji służbowej, potrzeba więc:
- przejrzystości
- odwagi, aby zacząć
- konsekwencji
W ten sposób już nigdy nie poczujesz się źle na myśl o tym, czy w nawale czasem kilku tysięcy wiadomości dziennie, coś ważnego nie umknęło twojej uwadze. Kilka folderów może usystematyzować coś, co do tej pory było jak huragan, w którym ciężko się było połapać.
Wolisz więc nadal balansować na cienkiej granicy chaosu, próbując ogarnąć żywioł lawinowo przychodzących wiadomości, czy pozwolisz sobie na to, by stać się władcą folderu „Odebrane” i spokojnie, popijając kawę, przerzucać przeczytane wiadomości tam, gdzie ich miejsce?
Uspokój oddech, wyrównaj puls, rozsiądź się wygodnie i patrz ze spokojem, jak skrzynka zapełnia się nową korespondencją. Niech przychodzi. Ty już wiesz, co z nią zrobić.
Autor tekstu: Michał Kalisz